Informační systém pohodlne.info slouží pro podporu organizací, které se věnují provozování různých zájmových činností. Typickým zákazníkem jsou spolky (dříve občanská sdružení), příspěvkové organizace, ale i jiné právní formy.

Hlavní funkcí systému je evidence členské základny a na ni navazujících činností:

  • Evidence kontaktních údajů
  • Evidence veškerých plateb
  • Evidence dalších informací, které organizace potřebuje evidovat
  • Evidence dokumentů
  • Docházka
  • Komunikace se členy
  • Statistiky, sestavy, kontroly
  • Evidence firem a obchodních partnerů

Systém jsme pojmenovali jednoduše pohodlne.info a je provozován na stejnojmenné webové stránce. Mimo vyloženě praktických věcí se snažíme, aby systém řešil v maximální míře i legislativní záležitosti, se kterými si ne všude ví rady. Při návrhu systému vycházíme z našich dlouholetých zkušeností v této oblasti. Přístup do systému je jednak pro pracovníky organizace, kteří mají na základě svých vnitřních rolí - typicky manažer, ekonom či trenér, přístup k požadovaným funkcím systému a z druhé strany i pro samotné členy resp. zákonné zástupce v případě nezletilých, kteří po přihlášení mají přístup ke své členské kartě, kde si mohou zkontrolovat, zda jsou řádně evidovány veškeré platby, jaké informace o nich organizace eviduje, nebo si jen chtějí jednoduše ověřit docházku svých ratolestí.

Podrobnější popis funkcí

Evidence členů

Umožňuje vést veškeré potřebné údaje k fyzickým osobám, kontaktní údaje, definovat různé typy členství, seskupovat členy do různých skupin a řadu dalších činností. Umožňuje definovat vazby mezi členy, např. u nezletilých zákonného zástupce, sourozence a případné další, které mohou mít vliv například na výši členských příspěvků apod.

Systém v základní verzi pracuje s těmito typy členů:

  • Aktivní člen – členové, kteří se pravidelně účastní činnosti organizace
  • Zájemce – potencionální člen, zájemce o členství, ke kterému je potřeba vést kontaktní údaje
  • Bývalý člen (Archiv) – osoba, které ukončila nebo bylo jí ukončeno členství. Organizace si může vést potřebné kontaktní údaje, které může využívat například k pozvánkách na různé akce a podobně.
  • Nečlen – osoba, která není členem, ale má určitý vztah k organizace nebo jejím členům. Například se může jednat o rodiče dětí nebo účastníky různým akcí, které organizace pořádá.

V rámci jednotlivých typů členů si můžete nadefinovat typy členství v souladu s Vašimi stanovami.

 

Příspěvky a poplatky

Umožnuje definovat různé poplatky, například členské či účastnické, k jednotlivým poplatků generovat jednoznačný identifikátor pomocí variabilního a specifického symbolu. O pohledávkách je člen informován prostřednictvím e-mailu a zároveň veškeré poplatky, stejně jako veškeré další údaje o své osobě, vidí na své členské kartě. Systém pracuje ve dvou režimech, kdy si organizace může vybrat mezi prostým sledováním přijatých plateb nebo mezi sofistikovanějším sledováním veškerých pohledávek.

Informace a dokumenty

K jednotlivým členům lze evidovat řadu dalších potřebných informací jako například zdravotní prohlídky, doložení kvalifikačních požadavků, zapůjčené vybavení, výkonnostní údaje, ale i smlouvy či různá potvrzení. Lze hlídat vypršení termínů a přikládat kopie dokumentů.

Docházka

V systému lze vést údaje o přítomnosti členů na různých akcích, např. tréninky. Pro tuto funkčnost připracujeme samostatnou aplikaci pro mobilní telefony, které umožní trenérům zadávat docházku on-line a rodičům tak lépe kontrolovat přítomnost svých dětí.

Statistiky a sestavy

Umožňuje vytvářet různé sestavy a statistiky pro různé asociace či svazy, poskytovatele dotací či vlastní potřebu. Základní sestavy jsou v systému předdefinovány.

Kontroly

Pro zjednodušení řízení jsme do systému zabudovali řadu kontrol, jako jsou přehledy o úhradě jednotlivých poplatků, ale i věkové hranice pro jednotlivé typy členství a další.

Firmy a instituce

Evidence různých organizací, jako jsou různé zastřešující organizace, dodavatele či donátoři a potřebných údajů k nim. Současně systém umožňuje vést u těchto subjektů řadu potřebných informací, dokumentů včetně komunikace.

Vnitřní členění systému je v prvé řadě postaveno na odvětví zájmové činnosti, např. kopaná, košíková, včelařství apod. Je to z důvodu, že jednotlivá odvětví většinou potřebují pro svou činnost sledovat různé údaje, vykazovat jiné statistiky a ve velké řadě organizací mají i velkou vnitřní samostatnost. Navíc pro jednotlivé odvětví postupně doplňujeme specifické funkce na základě požadavků našich zákazníků.

Vnitřně lze jednotlivé odvětví nejčastěji nazývané oddíly dále členit na jednotlivé skupiny například tréninkově (chlapci do 16 let), účastnické (účastník letního soustředění 2015), soutěžní (A - tým) či organizační (výkonný výbor, trenérský aktiv) a samozřejmě řady dalších.

Jednotlivé informace či služby jsou do systému doplňovány pomocí správy vnitřních číselníků, které může provádět pouze uživatel s patřičným oprávněním, takže je přirozenou formou omezena určitá „lidová tvořivost“.

Tento web používá cookie

Pobytem na těchto stránkách s jejich používáním souhlasíte Číst více

Rozumím

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze návštěvnosti využíváme (tak jako všechny ostatní weby) soubory cookie.

Informace o tom, jak tento web používáte, sdílíme s dalšími subjekty, jejichž služby využíváme.

Pokud nesouhlasíte a nepřejete si soubory cookie ukládat, opusťte prosím tyto stránky.